So sichern Sie die Garantie für Ihren Firmenwagen: Servicetermine und wichtige Unterlagen

Ermitteln Sie zuerst die Vorgaben für das jeweilige Fahrzeug

Der häufigste Fehler im Fuhrpark ist, für alle Fahrzeuge dasselbe Serviceintervall im Kalender einzutragen. Der Wartungsplan kann vom Modell, der Motorvariante, dem Antrieb und der Nutzung abhängen. Für einen Lieferwagen, der überwiegend auf kurzen Strecken oder intensiv genutzt wird, können andere Vorgaben gelten als für ein Fahrzeug unter weniger anspruchsvollen Einsatzbedingungen.

Prüfen Sie für jedes Fahrzeug die Betriebsanleitung, den Wartungsplan des Herstellers und die Hinweise des Bordcomputers. Achten Sie darauf, ob der Hersteller zwischen einem Ölwechselservice und anderen Wartungsarbeiten unterscheidet. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Anzeige im Fahrzeug alle erforderlichen Termine aufführt. Prüfen Sie in den Unterlagen zum jeweiligen Fahrzeug, wie das Intervall berechnet wird und ob ein zulässiger Spielraum vorgesehen ist.

• Prüfen Sie VIN, Modell, Variante und Garantie-Beginn anhand der Fahrzeugunterlagen.
• Halten Sie den Kilometergrenzwert und den Kalendertag für den nächsten Service getrennt fest.
• Notieren Sie die Quelle des Wartungsplans: Betriebsanleitung, Hersteller-Service oder Fahrzeuganzeige.
• Prüfen Sie die Bedingungen der Garantie, des Wartungspakets und des Servicevertrags jeweils separat.

Legen Sie für jede VIN eine Serviceakte an

Verlassen Sie sich bei der Kontrolle weder auf das Gedächtnis des Fahrers noch auf eine einzelne Rechnung. Legen Sie für jedes Fahrzeug eine Serviceakte im Fuhrparksystem oder in einer übersichtlichen Tabelle an. Eine Zeile sollte jeweils einem Fahrzeug entsprechen. Die Unterlagen sollten sich anhand der VIN und des Kennzeichens schnell finden lassen.

Tragen Sie in die Akte den aktuellen Kilometerstand, die Quelle des Wartungsplans, den nächsten Termin und den Kilometergrenzwert ein. Ergänzen Sie, welche Werkstatt das Fahrzeug betreut und ob es über ein Wartungspaket, eine Zusatzgarantie, einen Servicevertrag oder einen Leasingvertrag verfügt. Aktualisieren Sie die Akte nach jedem Werkstattbesuch anhand der Unterlagen und nicht allein aufgrund der Aussage des Fahrers, das Fahrzeug sei in der Werkstatt gewesen.

• VIN, Kennzeichen, Modell und Fahrzeugvariante.
• Der anhand der Unterlagen bestätigte Beginn der Garantie.
• Aktueller Kilometerstand, nächster Termin und nächster Kilometergrenzwert.
• Umfang der Wartung, Werkstatt sowie Angaben zum Paket oder Vertrag.
• Ablageort des Werkstattauftrags, der Rechnung und des Nachweises über die ausgeführten Arbeiten.

Richten Sie Erinnerungen ein, bevor der Termin näher rückt

Führen Sie als betriebliche Routine einmal pro Woche eine Liste der Fahrzeuge durch, deren Service innerhalb der nächsten 60 Tage oder vor Erreichen eines festgelegten Kilometerstands ansteht. Das ist eine praktische organisatorische Maßnahme und kein vom Hersteller vorgeschriebener Zeitraum. Passen Sie den Vorlauf an die Verfügbarkeit der Werkstatt und den Einsatzplan des Fahrzeugs an.

Richten Sie die Erinnerung nach dem Kriterium ein, das zuerst zum Servicetermin führen kann: dem Datum oder dem Kilometerstand. Bei einem Transporter mit hoher Fahrleistung reicht eine reine Kalenderkontrolle möglicherweise nicht aus. Wird das Fahrzeug wenig genutzt, sollten Sie den Kalendertag nicht außer Acht lassen, nur weil der Kilometergrenzwert noch weit entfernt ist. Prüfen Sie die genauen Vorgaben immer in den Unterlagen zum jeweiligen Modell.

Wenn Sie den Werkstattbesuch frühzeitig vereinbaren, können Sie die Arbeit des Fahrers besser planen und vermeiden, dass das Fahrzeug erst nach Überschreiten des Intervalls auf einen freien Termin warten muss. Tragen Sie nach der Buchung den Termin und die Bestätigung in die Fahrzeugakte ein.

Übermitteln Sie der Werkstatt vor dem Termin alle relevanten Angaben

Nennen Sie bei der Terminvereinbarung die VIN, den aktuellen Kilometerstand, die im Fahrzeug angezeigten Hinweise und die vom Fahrer gemeldeten Symptome. Bitten Sie um eine Bestätigung des Termins und des geplanten Arbeitsumfangs. Beschreiben Sie einen aufgetretenen Defekt getrennt von der regelmäßigen Wartung, damit nach dem Werkstattbesuch klar ist, was aus welchem Grund ausgeführt wurde.

Klären Sie vor der Fahrzeugabgabe, wer zusätzliche Arbeiten freigibt und wie die Werkstatt die Zustimmung einholen soll. Stimmen Sie einer unklaren Erweiterung des Auftrags nicht zu, wenn Angaben zu Grund und Umfang fehlen. Halten Sie bei der Fahrzeugübergabe den Kilometerstand fest und bewahren Sie die Auftragsbestätigung zusammen mit den Fahrzeugunterlagen auf.

• Übermitteln Sie VIN, Kennzeichen und aktuellen Kilometerstand.
• Melden Sie Hinweise und Symptome. Beschränken Sie die Beschreibung nicht auf das Wort „Wartung“.
• Bitten Sie um eine Bestätigung des Arbeitsumfangs und des Termins.
• Legen Sie fest, wer zusätzliche Arbeiten freigeben darf.

Prüfen Sie nach dem Werkstattbesuch die Unterlagen, nicht nur den Eintrag

Bewahren Sie nach der Abholung den Reparaturauftrag, die Rechnung oder die Bestätigung über die Abrechnung des Wartungspakets sowie eine Aufstellung der ausgeführten Arbeiten auf. Die Unterlagen sollten das Fahrzeug eindeutig identifizieren und Datum sowie Kilometerstand enthalten. Empfehlenswert sind außerdem Angaben zu den verwendeten Betriebsstoffen und Teilen, einschließlich ihrer Spezifikationen, damit sich die Übereinstimmung mit den Herstellervorgaben prüfen lässt.

Der bloße Eintrag „Wartung durchgeführt“ reicht möglicherweise nicht aus, wenn sich später nicht mehr feststellen lässt, welche Arbeiten ausgeführt wurden. Vergleichen Sie den Auftrag und die Abrechnung mit dem Wartungsplan. Fehlen Einzelheiten, bitten Sie die Werkstatt um eine Ergänzung der Unterlagen, solange sich der Sachverhalt noch leicht klären lässt.

Tragen Sie abschließend den tatsächlichen Kilometerstand und das Datum in die Fahrzeugakte ein und legen Sie den nächsten Termin fest. Warten Sie mit der Ablage nicht bis zum Monatsende: Wenn mehrere Personen für den Fuhrpark verantwortlich sind, können Unterlagen sonst leicht verwechselt oder dem falschen Fahrzeug zugeordnet werden.

• Werkstattauftrag und Rechnung oder Bestätigung über die Abrechnung des Wartungspakets.
• Aufstellung der Arbeiten, Datum, Kilometerstand und eindeutige Fahrzeugkennzeichnung.
• Angaben zu den verwendeten Betriebsstoffen und Teilen.
• Aktualisierte Serviceakte und festgelegter nächster Termin.

Service außerhalb des autorisierten Händlernetzes: Prüfen Sie die gesonderten Bedingungen

Die Wahl einer unabhängigen Werkstatt führt nicht automatisch zum Verlust der Herstellergarantie. Verstehen Sie diesen Grundsatz jedoch nicht als Bestätigung dafür, dass für jede Art von Service und jeden Vertrag identische Bedingungen gelten. Entscheidend ist, ob die Arbeiten gemäß den Herstellervorgaben ausgeführt wurden und ob Ihr Unternehmen dies belegen kann.

Prüfen Sie vor der Beauftragung einer Werkstatt außerhalb des autorisierten Netzes separat die Herstellergarantie, eine Zusatzgarantie, ein kostenpflichtiges Wartungspaket, den Servicevertrag und den Leasingvertrag. Jeder dieser Verträge kann die Wartung anders regeln. Gehen Sie nicht davon aus, dass für ein Wartungspaket automatisch dieselben Bedingungen gelten wie für die Garantie.

Bitten Sie bei unklaren Unterlagen vor der Beauftragung schriftlich um eine Erläuterung. Bewahren Sie die Spezifikationen der Teile und Betriebsstoffe sowie eine detaillierte Aufstellung der Arbeiten auf. Bei einem späteren Anspruch kommt es nicht nur darauf an, wo die Reparatur durchgeführt wurde, sondern auch darauf, ob sich nachweisen lässt, was wann und bei welchem Kilometerstand erledigt wurde.

Prüfen Sie einmal im Monat, ob der Ablauf funktioniert

Die Kontrolle des Wartungsplans ist nur sinnvoll, wenn jemand für ihre Durchführung verantwortlich ist. Prüfen Sie einmal im Monat, ob für jedes Fahrzeug ein Termin erfasst ist, ob anstehende Werkstattbesuche bereits gebucht sind und ob die Unterlagen des letzten Werkstattbesuchs in der richtigen Fahrzeugakte abgelegt wurden. In einem kleinen Unternehmen kann eine Person diese Kontrolle übernehmen. Die Fahrer müssen jedoch wissen, wem sie Hinweise und Änderungen des Kilometerstands melden sollen.

Legen Sie interne Ziele fest: eine vollständige Akte samt Unterlagen für jedes Fahrzeug und keine Wartung nach Ablauf des vorgesehenen Termins. Dabei handelt es sich um betriebliche Organisationsziele und nicht um Herstellervorgaben. Halten Sie bei Verzögerungen den Grund fest und legen Sie eine Korrekturmaßnahme fest. Verschieben Sie den Termin in der Tabelle nicht, nur um zu verbergen, dass das Fahrzeug den vorgeschriebenen Grenzwert überschritten hat.

• Für wie viele Fahrzeuge sind Wartungsplan oder Unterlagen unvollständig?
• Wurden Wartungen nach dem vorgesehenen Termin durchgeführt?
• Ist für jedes Fahrzeug mit anstehendem Service bereits ein Werkstattbesuch gebucht?
• Wie viel Zeit vergeht zwischen dem Werkstattbesuch und der Aktualisierung der Unterlagen?

Zusammenfassung

Benötigen Sie Unterstützung bei der Planung von Werkstattbesuchen und der Kommunikation mit Werkstätten? Kontaktieren Sie FleetPoint, um die Koordination des Firmenwagenservice zu besprechen.