Saisonaler Reifenwechsel in der Lieferwagenflotte: Wie lassen sich Termine planen, um Stillstand zu vermeiden?

Legen Sie zuerst fest, wie viele Fahrzeuge gleichzeitig ausfallen dürfen

Ermitteln Sie zunächst, wie viele einsatzbereite Lieferwagen mindestens benötigt werden, um die Aufträge zu erledigen. Planen Sie erst danach die Werkstatttermine. Behandeln Sie nicht alle Fahrzeuge als austauschbar: Ein Fahrzeug auf einer festen Route, ein Spezialfahrzeug und ein Reservefahrzeug können unterschiedlich verfügbar und wichtig für den Betrieb sein.

Es gibt keinen einheitlichen gesetzlichen Termin für den saisonalen Reifenwechsel. Die häufig beim Wechsel auf Winterreifen genannte Schwelle von 7 °C ist eine Empfehlung der Reifenhersteller, kein festes Datum und keine gesetzliche Pflicht. Nutzen Sie sie als Signal, mit der Organisation zu beginnen, und richten Sie die Reihenfolge auch nach Wettervorhersage, Region und Routen aus.

• Notieren Sie, wie viele Fahrzeuge täglich eingeplant sind und wie viele mindestens einsatzbereit sein müssen.
• Planen Sie für denselben Zeitraum nicht mehr Fahrzeuge ein, als Sie sicher außer Betrieb nehmen können.
• Wenn Ihre Flotte keine Reserve hat, vereinbaren Sie Termine an unterschiedlichen Tagen oder zu unterschiedlichen Uhrzeiten und klären Sie mit der Werkstatt, wie lange die jeweilige Arbeit voraussichtlich dauert.

Legen Sie die Reihenfolge nach Routen und Stillstandsrisiko fest

Schicken Sie zuerst die Fahrzeuge in die Werkstatt, deren Routen und Einsatzpläne das Risiko von Verspätungen am stärksten erhöhen. Dazu können Fahrzeuge gehören, die früh morgens unterwegs sind, täglich lange Strecken zurücklegen oder in kälteren Regionen eingesetzt werden. Setzen Sie auch Fahrzeuge weiter nach oben auf die Liste, für die es keinen Ersatz gibt.

Planen Sie anschließend Fahrzeuge mit geringerer Auslastung oder flexiblerem Einsatzplan ein. In der Praxis ist es besser, die Termine in kleinen Gruppen zu verteilen, statt die gesamte Flotte an einem Tag in die Werkstatt zu schicken. Die passende Gruppengröße hängt von der Fahrzeugzahl, den Aufträgen und den Kapazitäten der Werkstatt ab. Daher gibt es keine allgemeingültige Obergrenze für jedes Unternehmen.

• Kennzeichnen Sie jedes Fahrzeug als dringend, regulär oder flexibel.
• Legen Sie den Termin auf einen Tag, an dem das Fahrzeug außer Betrieb sein kann, ohne den Lieferplan zu beeinträchtigen.
• Bestätigen Sie die Werkstattadresse, die Annahmezeit und die voraussichtliche Dauer der Arbeiten. Gehen Sie nicht davon aus, dass der Wechsel kompletter Räder genauso lange dauert wie das Abziehen und Aufziehen von Reifen.

Erfassen Sie die Fahrzeugdaten, bevor Sie Reifen und Termine bestellen

Das Fahrzeugmodell allein reicht für eine Reifenbestellung nicht aus. Prüfen Sie die vollständige Kennzeichnung auf der Reifenflanke und gleichen Sie sie mit den Herstellervorgaben für das Fahrzeug ab. Neben der Größe sind auch die Tragfähigkeits- und Geschwindigkeitsindizes wichtig sowie die Frage, ob die Räder an der Achse einfach oder als Zwillingsbereifung ausgeführt sind.

Die Beispielkennzeichnung 225/65 R16 C 112/110 R enthält die Reifengröße, den Hinweis auf einen Nutzfahrzeugreifen sowie die Tragfähigkeits- und Geschwindigkeitsindizes. Übernehmen Sie dieses Beispiel jedoch nicht für die Bestellung für ein anderes Fahrzeug. Klären Sie die Spezifikation im Zweifelsfall mit der Werkstatt oder anhand der Fahrzeugunterlagen.

• Zulassungsnummer, Marke, Modell und Fahrzeugversion.
• Vollständige Kennzeichnung des benötigten Reifens, einschließlich Tragfähigkeits- und Geschwindigkeitsindizes.
• Angabe, ob das Fahrzeug mit Einzel- oder Zwillingsbereifung ausgestattet ist und ob Reifen oder komplette Räder gewechselt werden.
• Lagerort des saisonalen Radsatzes, Zuordnung zum Fahrzeug und Verfügbarkeit.
• Zustand des Radsatzes, einschließlich sichtbarer Schäden und früherer Hinweise auf ungleichmäßigen Verschleiß.
• Standort des Fahrzeugs, Einsatzplan und Kontaktdaten des Fahrers.

Prüfen Sie eingelagertе Radsätze und fehlende Reifen vor Saisonbeginn

Warten Sie mit der Prüfung nicht bis zum Werkstatttermin. Stellen Sie sicher, dass die Räder gekennzeichnet und dem richtigen Fahrzeug zugeordnet sind und dass sich der benötigte Radsatz an einem Ort befindet, von dem aus er rechtzeitig geliefert werden kann. Fehlen Reifen oder ist der Zustand des Radsatzes fraglich, beginnen Sie frühzeitig mit der Auswahl und Beschaffung.

Das ist besonders bei Lieferwagen wichtig, denn Größe und erforderliche Tragfähigkeit müssen zum jeweiligen Fahrzeug und seiner Konfiguration passen. Die Annahme, dass jeder Reifen mit passender Größe geeignet ist, kann zu einem zusätzlichen Werkstattbesuch, Verzögerungen oder einer unnötigen Bestellung führen.

• Bitten Sie das Lager oder den Reifenservice, der die Räder einlagert, Anzahl, Kennzeichnungen und Zuordnung der Radsätze zu bestätigen.
• Trennen Sie Fahrzeuge, für die bereits ein Termin vereinbart werden kann, von denen, für die zuerst Reifen bestellt werden müssen.
• Bitten Sie bei einer Bestellung vor der Terminbuchung um Bestätigung der Spezifikation, Verfügbarkeit und Lieferzeit.

Bestätigen Sie den Leistungsumfang und bereiten Sie den Fahrer vor

Nennen Sie der Werkstatt bei der Buchung die Fahrzeugdaten und klären Sie genau, welche Arbeiten der Termin umfasst. Fragen Sie, ob komplette Räder gewechselt oder Reifen von den Felgen abgezogen und neue Reifen montiert werden. Bitten Sie um einen Kostenvoranschlag und eine Bestätigung der voraussichtlichen Dauer für das konkrete Fahrzeug. Kosten und Dauer hängen unter anderem von der Radgröße, dem Arbeitsumfang, dem Zustand der Felgen und der Organisation der jeweiligen Werkstatt ab.

Teilen Sie dem Fahrer den Termin, die Adresse, die Kontaktdaten der Werkstatt und die Information mit, wer zusätzliche Arbeiten genehmigt. So wird nicht zufällig über zusätzliche Kosten entschieden, und der Koordinator weiß, wann das Fahrzeug wieder für Aufträge verfügbar ist.

• Bestätigen Sie den Termin vor dem Werkstattbesuch erneut, insbesondere wenn der Radsatz außerhalb der Werkstatt gelagert wird.
• Legen Sie fest, wer zusätzliche Arbeiten genehmigen darf und bis zu welchem Betrag oder in welchem Umfang.
• Lassen Sie sich nach Abschluss der Arbeiten den ausgeführten Leistungsumfang und die Hinweise der Werkstatt mitteilen.

Dokumentieren Sie nach dem Wechsel das Ergebnis und erkennen Sie kostspielige Hinweise

Bitten Sie beim Abnehmen der Reifen darum, sichtbare Schäden und die gemessene Profiltiefe zu dokumentieren. Stellt die Werkstatt ungleichmäßigen Verschleiß fest, halten Sie dies fest und klären Sie, ob eine weitere Diagnose erforderlich ist. Der saisonale Reifenwechsel allein beseitigt die Ursache eines solchen Verschleißes nicht. Wird das Problem ignoriert, kann sich die Lebensdauer des nächsten Radsatzes verkürzen.

Verwenden Sie nicht für alle Lieferwagen denselben Reifendruck und richten Sie sich nicht allein nach der Angabe auf dem Reifen. Die Werte müssen den Empfehlungen des Fahrzeugherstellers entsprechen. Diese stehen häufig auf einem Aufkleber in der Fahrertür oder an der Tankklappe. Bitten Sie darum, den Reifendruck bei kalten Reifen zu prüfen und anzupassen. Es empfiehlt sich, ihn ungefähr einmal im Monat und vor längeren Fahrten zu kontrollieren.

• Notieren Sie Datum, Kilometerstand, Arbeitsumfang, Hinweise zum Reifenzustand und das Ergebnis der Reifendruckkontrolle.
• Ergänzen Sie die Bestandsübersicht um den Lagerort des abmontierten Radsatzes und seine Zuordnung zum Fahrzeug.
• Kennzeichnen Sie Reifen, die vor der nächsten Saison ersetzt werden müssen, statt diese Information bis zum Herbst aufzuschieben.

Überwachen Sie den Plan und nicht nur die Zahl der gebuchten Termine

Mit einer einfachen Tabelle lässt sich schnell erkennen, ob Reifenwechsel gleichzeitig anstehen und ob die Fahrzeuge wie geplant wieder einsatzbereit sind. Betrachten Sie die folgenden Kennzahlen als Hilfsmittel für Ihre eigene Organisation, nicht als Branchenstandard. Passen Sie Ihre Planung nach der Saison anhand der tatsächlichen Termine, Verzögerungen und fehlenden Reifen an.

• Flottenverfügbarkeit an einem bestimmten Tag: Zahl der einsatzbereiten Fahrzeuge geteilt durch die Zahl der für diesen Tag eingeplanten Fahrzeuge.
• Werkstattstillstand: Zeitspanne von der Übergabe des Fahrzeugs an die Werkstatt bis zur Bestätigung seiner Einsatzbereitschaft.
• Umsetzung des Wochenplans: Zahl der durchgeführten Reifenwechsel geteilt durch die Zahl der für diese Woche geplanten Wechsel.
• Fehlende Reifen: Zahl der Termine, für die eine zusätzliche Bestellung erforderlich war, geteilt durch die Gesamtzahl der Termine.

Zusammenfassung

Am wenigsten Stillstand entsteht mit einem Plan, der die Verfügbarkeit des jeweiligen Fahrzeugs, einen bestätigten Radsatz und eine festgelegte Obergrenze für gleichzeitig außer Betrieb genommene Fahrzeuge berücksichtigt. Wenn die Koordination der Termine, der Kontakt zur Werkstatt und die Abrechnung mehrerer Fahrzeuge zu viel Zeit beanspruchen, kann FleetPoint diese Aufgaben übernehmen: Ein Ansprechpartner behält den Zeitplan im Blick, überwacht den Ablauf der Arbeiten und sorgt für transparente Abrechnungen. So sinkt das Risiko von Terminfehlern, unnötigem Stillstand und nicht abgestimmten Kosten.