Rückrufaktionen für Firmenwagen: Wie prüfen Sie Fahrzeuge anhand der VIN und planen Werkstatttermine?

Was Sie prüfen sollten und wo Sie Informationen finden

Eine Rückrufaktion kann einen Mangel betreffen, der die Sicherheit beeinträchtigt. Hersteller führen jedoch auch Servicekampagnen für andere Verbesserungen durch. Gehen Sie weder davon aus, dass jede Aktion dasselbe Risikoniveau bedeutet, noch dass sich alle Reparaturen aufschieben lassen. Klären Sie, wie der Hersteller die jeweilige Kampagne einstuft und welche Empfehlungen für das betreffende Fahrzeug gelten.

Beginnen Sie mit dem Rückruf- oder Servicekampagnen-Prüftool auf der Website des Herstellers. Ford bietet beispielsweise eine polnische Suchfunktion an, Mercedes-Benz hat ein Tool für Transporter. Umfang und Darstellung der Ergebnisse unterscheiden sich je nach Marke. Wenn Sie Informationen zu einer Kampagne finden, wenden Sie sich an eine Vertragswerkstatt und lassen Sie den Status der konkreten VIN bestätigen.

UOKiK (polnische Wettbewerbs- und Verbraucherschutzbehörde) veröffentlicht Warnmeldungen zu gefährlichen Produkten, teilweise mit einer Liste der betroffenen VINs. Auch Safety Gate, das EU-Schnellwarnsystem, hilft dabei, gemeldete Gefahren zu erkennen. Diese Quellen enthalten öffentliche Meldungen, aber keine vollständigen Reparaturregister für jedes einzelne Fahrzeug. Der Dienst Historia Pojazdu (polnischer Online-Dienst zur Fahrzeughistorie) auf gov.pl dient ebenfalls nicht dazu, offene Herstellerrückrufe zu prüfen.

• Halten Sie die 17-stellige VIN bereit. In den Fahrzeugpapieren finden Sie sie unter Feld E, sie lässt sich auch an den Kennzeichnungen des Fahrzeugs ablesen.
• Prüfen Sie die VIN im Tool der jeweiligen Marke, nicht nur anhand von Modell, Baujahr oder Kennzeichen.
• Notieren Sie das Prüfdatum, die Quelle und das Ergebnis. Wird kein Ergebnis angezeigt, ist das allein keine Bestätigung dafür, dass für das Fahrzeug keine offene Kampagne besteht.

Ablauf für die Flotte: von der VIN-Liste bis zur Reparaturbestätigung

Prüfen Sie die Fahrzeuge nicht nur anlässlich eines Werkstattbesuchs. Bestimmen Sie eine verantwortliche Person und führen Sie ein zentrales Register für die gesamte Flotte. Prüfen Sie ein Fahrzeug bei der Aufnahme in die Flotte und kontrollieren Sie das Register danach einmal pro Quartal. Dies ist ein vorgeschlagener Rhythmus für interne Kontrollen, keine gesetzliche Vorgabe. Werden Sie sofort tätig, wenn Sie eine Mitteilung zu einer Kampagne erhalten, und warten Sie nicht bis zur nächsten Registerprüfung.

• Schritt 1. Erfassen Sie für jedes Fahrzeug VIN, Marke, Modell, Kennzeichen, Standort und nutzende Person. Gleichen Sie die VIN mit den Fahrzeugpapieren ab.
• Schritt 2. Geben Sie jede VIN in das Prüftool des Herstellers ein. Notieren Sie Datum und Ergebnis, auch wenn das Tool keine offene Aktion anzeigt.
• Schritt 3. Wird eine Kampagne angezeigt, wenden Sie sich an eine Vertragswerkstatt. Fragen Sie nach der Kampagnennummer, dem Ausführungsstatus, dem Arbeitsumfang sowie Empfehlungen zur weiteren Nutzung oder zum Transport des Fahrzeugs.
• Schritt 4. Klären Sie die Teileverfügbarkeit, die voraussichtliche Standzeit und mögliche Termine. Fragen Sie, ob das Fahrzeug in der Werkstatt bleiben muss und ob in diesem Fall ein Ersatzfahrzeug verfügbar ist. Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihnen automatisch eines zusteht.
• Schritt 5. Vereinbaren Sie die Termine nach Dringlichkeit, Marke und Standort. Tragen Sie nach der Reparatur das Ausführungsdatum ein und bewahren Sie die Bestätigung der Werkstatt auf.

Was tun, wenn das Ergebnis unklar ist oder das Fahrzeug importiert wurde?

Wenn das Fahrzeug importiert wurde, den Besitzer gewechselt hat oder in einem anderen Markt zugelassen war, sollten Sie den Vorgang nicht mit der Meldung „keine Rückrufaktion“ in einer öffentlichen Suchfunktion abschließen. Geben Sie die VIN an eine Vertragswerkstatt der Marke weiter und bitten Sie um eine Prüfung im Herstellersystem. Eine öffentliche Meldung kann eine bestimmte Fahrzeugcharge betreffen, und der Verkaufsmarkt kann beeinflussen, wie das Ergebnis angezeigt wird.

Bitten Sie die Werkstatt um eine eindeutige Auskunft: Ist die Kampagne offen oder wurde sie bereits durchgeführt, worum geht es und welche Empfehlungen gelten bis zur Reparatur? Notieren Sie das Gesprächsdatum, den Namen der Werkstatt und die getroffenen Vereinbarungen. Bitten Sie nach Möglichkeit um eine Bestätigung per Nachricht oder in einem Dokument.

Die EU-Vorschriften sehen Abhilfemaßnahmen vor, wenn von einem Fahrzeug ein ernstes Risiko ausgeht. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Flottenverwaltung selbst beurteilen sollte, ob ein bestimmtes Fahrzeug weitergefahren werden darf. Richten Sie Ihre betriebliche Entscheidung nach den Anweisungen des Herstellers oder der Werkstatt für die jeweilige Kampagne.

• Weist die Meldung auf ein Sicherheitsrisiko hin, erteilen Sie dem Fahrer keine pauschale Freigabe zur Weiterfahrt.
• Fragen Sie die Werkstatt ausdrücklich, ob das Fahrzeug noch bis zur Werkstatt gefahren werden darf, ob es stillgelegt werden sollte und wie der Transport organisiert werden soll.
• Widersprechen sich die Informationen von UOKiK (polnische Wettbewerbs- und Verbraucherschutzbehörde) oder Safety Gate und das Ergebnis des Suchtools, bitten Sie die Werkstatt um eine Prüfung, statt den Vorgang selbst abzuschließen.

Werkstatttermine so planen, dass Ausfallzeiten möglichst kurz bleiben

Unnötige Standzeiten entstehen vor allem dann, wenn ein Fahrzeug ohne bestätigten Arbeitsumfang und ohne geklärte Teileverfügbarkeit in die Werkstatt gebracht wird. Geben Sie vor der Terminbuchung die VIN und die Kampagnennummer an. Lassen Sie sich anschließend mitteilen, ob die benötigten Teile verfügbar sind, wie lange die Reparatur voraussichtlich dauert und ob das Fahrzeug einen ganzen Tag oder länger in der Werkstatt bleiben muss. Die Dauer hängt von der jeweiligen Kampagne ab, daher gibt es keinen einheitlichen Zeitraum für alle Fahrzeuge.

Vereinbaren Sie zuerst Termine für Fahrzeuge, für die der Hersteller oder die Werkstatt dringende Einschränkungen bei der Nutzung mitgeteilt hat. Fassen Sie die übrigen Termine nach Marke und Standort zusammen, verschieben Sie sie jedoch nicht ohne einen vereinbarten Termin. Planen Sie für Transporter den Werkstattbesuch nach Möglichkeit außerhalb der Zeiten mit der höchsten Auslastung, sofern die Werkstatt einen solchen Termin anbieten kann. Legen Sie außerdem fest, wer das Fahrzeug bringt und wer es nach der Reparatur abholt.

• Übermitteln Sie der Werkstatt die VIN, den Kilometerstand, den Standort des Fahrzeugs, seine Verfügbarkeit und, falls bekannt, die Kampagnennummer.
• Klären Sie separat die voraussichtliche Standzeit, den Reparaturtermin und die Art der Bestätigung nach Abschluss der Reparatur.
• Prüfen Sie die Bedingungen für ein Ersatzfahrzeug im Flottenvertrag oder direkt bei der Werkstatt. Betrachten Sie es nicht als automatischen Bestandteil einer Kampagne.
• Planen Sie im Arbeitsablauf des Fahrers einen Zeitpuffer ein, wenn Termin oder Teileverfügbarkeit noch nicht bestätigt sind.

Ein Register, mit dem Sie den Vorgang abschließen können

Eine gemeinsam genutzte Tabelle genügt, sofern sie aktuell ist und eine verantwortliche Person benannt wurde. Jede Zeile sollte sich auf ein Fahrzeug beziehen. Schließen Sie den Vorgang erst ab, wenn der Hersteller oder eine Vertragswerkstatt bestätigt hat, dass für die betreffende VIN keine offene Kampagne besteht, oder wenn Sie eine Bestätigung über die durchgeführte Reparatur eingetragen haben. Ein fehlendes Ergebnis in einer öffentlichen Suchfunktion reicht dafür nicht aus.

• Fahrzeugdaten: VIN, Marke, Modell, Kennzeichen, Standort.
• Prüfung: Datum, Quelle, Ergebnis, Kampagnennummer und prüfende Person.
• Bearbeitung: Empfehlungen zur Nutzung, Datum des Werkstattkontakts, vereinbarter Termin und voraussichtliche Standzeit.
• Abschluss: Vorgangsstatus, Datum der Reparatur oder der Bestätigung, dass keine offene Kampagne besteht, Name der Werkstatt und Nachweisdokument.

Häufige Fehler in der Flottenverwaltung

Ein häufiger Fehler ist, nur die neuesten Fahrzeuge oder nur Fahrzeuge zu prüfen, bei denen Fahrer ein Problem gemeldet haben. Rückrufaktionen können auch Fahrzeuge ohne erkennbare Symptome betreffen. Prüfen Sie deshalb alle VINs. Ein weiterer Fehler ist die Annahme, dass fehlende Angaben in einer öffentlichen Datenbank bedeuten, dass keine offene Kampagne besteht. Öffentliche Warnmeldungen helfen dabei, Probleme zu erkennen, ersetzen aber nicht die individuelle Bestätigung des Herstellers.

Buchen Sie nicht mehrere Fahrzeuge am selben Tag, bevor Sie die Kapazitäten der Werkstatt kennen. Geben Sie den Fahrern auch keine pauschale Anweisung wie „Sie können bis zum Termin weiterfahren“. Die Empfehlungen können je nach Kampagne und Fahrzeug unterschiedlich sein. Sinnvolle Kennzahlen sind der Anteil der geprüften VINs, die Zahl offener Kampagnen mit festgelegtem Termin und die Anzahl der Tage zwischen Erkennen der Aktion und Werkstatttermin. Dies sind interne Kontrollkennzahlen, keine gesetzlichen Vorgaben.

• Betrachten Sie die Prüfung des Kennzeichens nicht als Ersatz für die VIN-Prüfung.
• Schließen Sie einen Vorgang nicht ab, ohne bestätigen zu lassen, ob die Kampagne offen ist oder die Reparatur durchgeführt wurde.
• Versprechen Sie dem Fahrer keine konkrete Reparaturdauer und kein Ersatzfahrzeug, solange die Werkstatt dies nicht bestätigt hat.

Zusammenfassung

Exportieren Sie zunächst die aktuelle VIN-Liste aus Ihrem Flottenregister und benennen Sie eine Person, die Prüfergebnisse und Werkstattbestätigungen dokumentiert. Lassen Sie Fahrzeuge, deren Status sich nicht eindeutig feststellen ließ, umgehend prüfen.