Ersatzfahrzeug nach einem Schaden über die Haftpflichtversicherung des Unfallverursachers: Wie wählen Sie das passende Fahrzeug und begründen die Mietdauer?

Organisieren Sie die Anmietung parallel zur Schadenmeldung

Wenn das beschädigte Fahrzeug nicht sicher oder nicht bestimmungsgemäß eingesetzt werden kann, informieren Sie den Versicherer unverzüglich über den Bedarf an einem Ersatzfahrzeug. Nennen Sie die Schadennummer und die Fahrzeugdaten, geben Sie den Standort an und beschreiben Sie kurz, für welche Aufgaben Ihr Unternehmen das Fahrzeug nutzt. Sie müssen die abschließende Entscheidung nicht abwarten, um ein Fahrzeug anzumieten. Bewahren Sie jedoch alle Unterlagen auf, die die Kosten und den Bedarf belegen.

Der Versicherer kann eine eigene Autovermietung vorschlagen. Bitten Sie um ein schriftliches Angebot und prüfen Sie, ob ein geeignetes Fahrzeug tatsächlich verfügbar ist und ob das Angebot alle Kosten der Bereitstellung umfasst. Vergleichen Sie nicht nur den Tagespreis, sondern auch Kaution, Selbstbeteiligung, Kilometerbegrenzung, Lieferung und Abholung sowie obligatorische Gebühren. Wenn das Angebot den betrieblichen Anforderungen nicht entspricht, bewahren Sie es auf und erläutern Sie konkret, was fehlt.

Gehen Sie nicht davon aus, dass jeder Preis und jede Mietoption erstattet werden. Die Kosten müssen zweckmäßig und wirtschaftlich gerechtfertigt sein. Die Ausgabe muss darauf zurückzuführen sein, dass das beschädigte Fahrzeug nicht genutzt werden kann. Es gibt weder einen einheitlichen Tarif noch eine gesetzlich festgelegte Anzahl von Tagen, die in jedem Fall automatisch erstattet wird.

• Notieren Sie die Schadennummer, die Versicherungsdaten und die Kontaktdaten der zuständigen Ansprechperson.
• Melden Sie den Bedarf an einem Ersatzfahrzeug und bitten Sie um die schriftlichen Bedingungen eines möglichen Angebots des Versicherers.
• Bewahren Sie den Mietvertrag, das Übergabeprotokoll, die Rechnungen und das spätere Rückgabeprotokoll auf.

Wählen Sie das Fahrzeug nach dem Einsatzzweck, nicht nur nach der Fahrzeugklasse

Das Ersatzfahrzeug sollte dem beschädigten Fahrzeug in den wesentlichen Punkten entsprechen. Bei einem Pkw können Fahrzeugklasse, Sitzplatzanzahl und Zustand relevant sein. Bei einem Transporter reicht die bloße Klassenbezeichnung nicht aus. Halten Sie fest, welche Merkmale für die Durchführung der Aufträge erforderlich sind: Fahrzeugtyp und Aufbau, Laderaum, Nutzlast, Sitzplatzanzahl oder für die Arbeit notwendige Ausstattung.

Sie müssen nicht nach einem identischen Modell suchen. Sie sollten aber nachweisen, dass ein kleineres Fahrzeug nicht dieselben Aufgaben erfüllen kann. Hilfreich sind der Fahrzeugschein oder die technischen Daten des beschädigten Autos, eine Beschreibung seiner Ausstattung und Beispiele für Fahrten, Lieferungen oder Dienstleistungen Ihres Unternehmens. Wenn das Fahrzeug Werkzeuge oder bestimmte Güter transportiert, beschreiben Sie dies ausdrücklich, statt lediglich festzustellen, dass es für den Geschäftsbetrieb benötigt wird.

Wenn der Versicherer ein Fahrzeug mit geringerer Leistungsfähigkeit anbietet oder eine teurere Mietoption aus einem konkreten Grund erforderlich ist, erläutern Sie den Unterschied vor Vertragsabschluss, sofern die Situation dies zulässt. Bei dringendem Bedarf dokumentieren Sie, warum Sie nicht auf ein anderes Angebot warten konnten. Der bloße Komfort oder die Vorliebe des Fahrers ist möglicherweise weniger überzeugend als die Anforderungen des Auftrags.

• Vergleichen Sie Sitzplatzanzahl, Aufbau, Laderaum und die für den Betrieb wichtigen technischen Merkmale.
• Halten Sie fest, warum ein verfügbares Fahrzeug mit geringerer Leistungsfähigkeit das beschädigte Fahrzeug nicht ersetzen kann.
• Wenn Ihr Unternehmen ein Reservefahrzeug hat, erläutern Sie, ob es verfügbar war und dieselben Aufgaben erfüllen konnte.

Klären Sie vor der Vertragsunterzeichnung, wer das Risiko einer Zuzahlung trägt

Lesen Sie den Vertrag, bevor Sie dem Fahrer die Schlüssel übergeben. Achten Sie bei einer Anmietung ohne Vorauszahlung besonders auf die Abtretung des Anspruchs und die Regelung zu Kosten, die der Versicherer nicht anerkennt. Dass die Autovermietung direkt mit dem Versicherer abrechnet, bedeutet nicht immer, dass Ihrem Unternehmen keine zusätzlichen Kosten entstehen.

Prüfen Sie den Tarif, die Kaution, die Selbstbeteiligung, die Kilometerbegrenzung, die Tankregelung, Gebühren für Lieferung und Abholung sowie die Bedingungen für eine vorzeitige Rückgabe. Klären Sie außerdem, wie das Ende der Anmietung zu melden ist, wenn das Fahrzeug repariert wurde oder Ihr Unternehmen nach einem Totalschaden ein anderes Fahrzeug kauft. Bitten Sie um Übergabeunterlagen, in denen Zustand und Ausstattung des Fahrzeugs beschrieben sind.

Wenn der Versicherer ein gleichwertiges Fahrzeug anbietet, Ihr Unternehmen aber trotzdem eine teurere Mietoption wählt, kann es erforderlich sein, einen besonderen Grund für die höheren Kosten nachzuweisen. Vergleichen Sie die Angebote nach denselben Kriterien und berücksichtigen Sie die Gesamtkosten und die tatsächliche Verfügbarkeit, nicht nur den Tagespreis.

• Lassen Sie schriftlich festhalten, ob Ihr Unternehmen für den vom Versicherer nicht übernommenen Kostenanteil haftet.
• Prüfen Sie Zusatzgebühren und die Möglichkeit, die Anmietung ohne unnötige Verzögerung zu beenden.
• Bewahren Sie das Angebot des Versicherers und Ihre Antwort mit der Begründung Ihrer Auswahl auf.

Dokumentieren Sie die Mietdauer Tag für Tag

Für jeden Schaden gilt keine feste Höchstdauer. Bei einem Teilschaden sind der tatsächliche Reparaturverlauf und der Zeitraum maßgeblich, in dem das Fahrzeug nicht verfügbar war. Die Kosten können auch eine längere Reparatur umfassen, sofern die Verzögerung nicht auf Umstände zurückzuführen ist, für die der Geschädigte oder eine dritte Person verantwortlich ist. Eine Werkstattbestätigung mit dem Annahme- und Abholdatum allein reicht daher möglicherweise nicht aus.

Bitten Sie die Werkstatt, wichtige Daten zu bestätigen, und bewahren Sie die Korrespondenz auf. Sammeln Sie Informationen zur Begutachtung, Diagnose, zum Kostenvoranschlag, zur Bestellung und Lieferung von Ersatzteilen, zum Reparaturbeginn und zur Abholbereitschaft des Fahrzeugs. Falls es zu einer Unterbrechung kommt, bitten Sie um Angabe des Grundes. Sobald das Fahrzeug fertig ist, verschieben Sie die Abholung nicht ohne triftigen Grund und beenden Sie die Anmietung, sobald das Ersatzfahrzeug nicht mehr benötigt wird.

Bewahren Sie bei einem Totalschaden das Datum auf, an dem Sie über die Art der Schadenregulierung informiert wurden, ebenso die Korrespondenz mit dem Versicherer, Unterlagen zur Suche und zum Kauf eines anderen Fahrzeugs sowie das Datum der Rückgabe des Ersatzfahrzeugs. Der für die Anschaffung eines Fahrzeugs erforderliche Zeitraum wird anhand der konkreten Umstände beurteilt. Das Datum der Auszahlung der Entschädigung markiert nicht automatisch das Ende der gerechtfertigten Mietdauer.

• Erstellen Sie eine kurze Chronologie mit Datum, Ereignis und zugehörigem Beleg.
• Dokumentieren Sie die Gründe für Reparaturunterbrechungen und Verzögerungen, die Ihr Unternehmen nicht zu vertreten hat.
• Notieren Sie, wann das beschädigte Fahrzeug abgeholt werden konnte oder wann Ihr Unternehmen ein anderes Fahrzeug erworben hat.

Stellen Sie die vollständigen Unterlagen für die Abrechnung mit dem Versicherer zusammen

Fügen Sie Ihrem Anspruch Unterlagen bei, anhand derer sowohl die Kosten als auch die Notwendigkeit der Anmietung schnell nachvollzogen werden können. Für ein Unternehmen ist eine kurze Begründung hilfreich: Was macht das Unternehmen, wofür wurde das beschädigte Fahrzeug eingesetzt, warum war kein Ersatzfahrzeug verfügbar und welche Aufgaben hat das Mietfahrzeug übernommen? Diese Erklärung ersetzt weder Rechnungen noch Reparaturunterlagen, verbindet sie aber zu einer übersichtlichen Darstellung.

Wenn der Versicherer den Tarif oder die Mietdauer beanstandet, bitten Sie um Angabe der konkreten Positionen und der Grundlage seiner Einschätzung. Antworten Sie mit Belegen: einem Vergleich der verfügbaren Angebote, einer Reparaturchronologie, einer Beschreibung der Fahrzeugmerkmale und Nachweisen zu den Aufträgen. Die allgemeine Aussage, dass das Unternehmen das Fahrzeug benötigte, erklärt möglicherweise nicht ausreichend, warum genau diese Fahrzeugklasse und dieser Zeitraum gerechtfertigt waren.

Leiten Sie die Rechnung an die Buchhaltung weiter und klären Sie, in welchem Umfang Ihr Unternehmen die Mehrwertsteuer abziehen kann. Der erstattungsfähige Betrag kann vom Vorsteuerabzugsrecht abhängen. Gehen Sie daher nicht automatisch davon aus, dass jedem Unternehmen der vollständige Bruttobetrag zusteht. Die für das konkrete Fahrzeug und seine Nutzung geltenden Regeln sollte eine Buchhalterin, ein Buchhalter oder eine Steuerberatung bestätigen.

• Schadennummer, Unterlagen zum Ereignis und Daten des beschädigten Fahrzeugs.
• Mietvertrag, Übergabe- und Rückgabeprotokolle sowie Rechnungen oder Quittungen.
• Unterlagen zur Reparatur oder zum Kauf eines Fahrzeugs nach einem Totalschaden.
• Begründung des betrieblichen Bedarfs und Beispiele für Aufträge, Fahrten oder Lieferungen.
• Informationen für die Buchhaltung zur Abrechnung der Mehrwertsteuer.

Zusammenfassung

Führen Sie eine zentrale Chronologie zum Schaden und ergänzen Sie darin die Daten, Ereignisse und zugehörigen Belege. Teilen Sie diese mit dem Fahrer, der Werkstatt und der Fuhrparkverwaltung, damit bei der Abrechnung der Anmietung alle Informationen vorliegen.