Panne mit dem Firmenwagen im Ausland: Wie organisieren Sie die Reparatur und dokumentieren die Kosten?

Schritt 1. Sichern Sie Personen und Pannenstelle

Der Fahrer sollte möglichst an einem sicheren Ort anhalten, die Warnblinkanlage einschalten und vor dem Aussteigen eine Warnweste anziehen. Mitfahrende sollten sich vom fließenden Verkehr entfernen. Auf Autobahnen oder Schnellstraßen sollte man, sofern die Bedingungen es zulassen, hinter der Leitplanke warten und nicht im Fahrzeug, das am Fahrbahnrand steht.

Wenn Personen verletzt wurden, ein Brand ausgebrochen ist oder eine unmittelbare Gefahr besteht, ist innerhalb der EU die 112 und außerhalb der EU die örtliche Notrufnummer anzurufen. Die Notrufnummer dient zur Meldung akuter Gefahren, nicht zur Organisation eines gewöhnlichen Abschleppdienstes. Vor der Abfahrt sollte das Unternehmen die Notrufnummern des Ziellandes und der Transitländer ermitteln und den Fahrern mitteilen. Bei einer Panne ohne Gefahr kontaktiert der Fahrer die Pannenhilfe, den Versicherer oder den Straßendienst, sofern die betreffende Strecke über ein eigenes Hilfesystem verfügt.

Vorschriften und vorgeschriebene Ausrüstung unterscheiden sich von Land zu Land. Gehen Sie nicht davon aus, dass die polnischen Vorschriften zum Aufstellen des Warndreiecks auch im Ausland gelten. In der betrieblichen Reiseanweisung sollte daran erinnert werden, die Anforderungen im Zielland und in Transitländern zu prüfen, einschließlich der Vorschriften zum Tragen der Warnweste und zum Aufstellen des Warndreiecks.

• Führen Sie am Straßenrand keine Reparaturen an Bremsen, Fahrwerk oder elektrischen Systemen durch. Fahren Sie nicht weiter, wenn der Fahrzeugzustand oder eine Meldung im Armaturenbrett auf ein Risiko bei der Weiterfahrt hinweist.
• Fotografieren Sie die Stelle, an der das Fahrzeug steht, und sichtbare Schäden nur dann, wenn dies ohne Gefahr für Sie oder andere möglich ist.

Schritt 2. Übermitteln Sie dem Unternehmen die Angaben, die für die Entsendung von Hilfe erforderlich sind

Der Fahrer sollte die Panne so schnell wie möglich dem Disponenten des Unternehmens und dem Pannenhilfeanbieter melden. Die Information „Das Auto ist in Deutschland liegen geblieben“ reicht nicht aus. Um den Standort und die erforderliche Hilfe zu bestimmen, werden konkrete Angaben benötigt. Am besten sendet der Fahrer einen GPS-Standort und ergänzt anschließend den Straßennamen, die Fahrtrichtung, den Kilometerstandort oder die nächste Ausfahrt.

Die Meldung sollte die Symptome beschreiben und keine eigenständige Diagnose enthalten. Beispiel: „Die rote Temperaturwarnung ist aufgeleuchtet, der Motor hat Leistung verloren, das Fahrzeug steht auf dem Parkplatz an der Ausfahrt.“ Eine solche Beschreibung hilft bei der Entscheidung, ob eine Werkstatt, ein mobiler Pannendienst oder ein Abschleppdienst benötigt wird.

• Land und genauer Standort, Kennzeichen, Marke und Modell sowie Kilometerstand.
• Symptome, Meldungen im Armaturenbrett und die Angabe, ob das Fahrzeug sicher von der Fahrbahn bewegt werden kann.
• Anzahl der Personen im Fahrzeug, Art der beförderten Ladung und Angabe, ob diese gesichert oder umgeladen werden muss.
• Versicherungs- oder Pannenhilfeprogrammnummer, Kontaktdaten des Fahrers und eine Telefonnummer, unter der er erreichbar ist.

Schritt 3. Prüfen Sie die Pannenhilfe, bevor Sie eine Leistung freigeben

Der Disponent des Unternehmens sollte den geografischen Geltungsbereich der Pannenhilfe, die Abschleppkostenobergrenze und die Regeln für die Wahl der Werkstatt prüfen. Die Vereinbarungen sollten zusammen mit der Schadennummer notiert werden. Fragen Sie außerdem, ob der Anbieter selbst den Abschleppdienst beauftragen oder die Reparatur freigeben muss. Je nach Vertrag kann eine eigenständige Beauftragung durch den Fahrer die spätere Abrechnung erschweren.

Fragen Sie auch nach der Möglichkeit eines Ersatzwagens, einer Übernachtung oder einer Weiterreise für den Fahrer, falls die Reparatur nicht sofort durchgeführt werden kann. Gehen Sie nicht davon aus, dass diese Leistungen immer im Paket enthalten sind oder zeitlich unbegrenzt gewährt werden. Maßgeblich sind die Bedingungen der konkreten Versicherungspolice oder des Herstellerprogramms.

Wenn aus Sicherheitsgründen dringend Hilfe erforderlich ist, sollte der Fahrer nicht auf eine formelle Freigabe warten, wenn dadurch eine Gefahr entsteht. Er sollte die notwendige Maßnahme in Anspruch nehmen und, sobald dies möglich ist, das Unternehmen informieren, festhalten, wer die Entscheidung auf welcher Grundlage getroffen hat, und die Belege aufbewahren.

• Klären Sie, wer die Leistung organisiert: die Pannenhilfe, der Straßendienst, die Werkstatt oder das Unternehmen.
• Bitten Sie um eine Vorgangsnummer, den Namen des Dienstleisters, die voraussichtlichen Kosten und die Information, welcher Teil der Ausgaben möglicherweise übernommen wird.
• Halten Sie beim Abschleppen den Abhol- und Zustellort des Fahrzeugs, das Datum, die Uhrzeit und die Kosten fest.

Schritt 4. Trennen Sie die Freigabe der Diagnose von der Freigabe der Reparatur

Bevor die Werkstatt mit der Reparatur beginnt, sollte das Unternehmen eine Diagnose und einen Kostenvoranschlag erhalten. Das Dokument oder die Nachricht der Werkstatt sollte den festgestellten Defekt, die geplanten Arbeiten, Ersatzteile, Arbeitskosten, Abschleppkosten, Währung und lokale Steuer aufführen. Fragen Sie auch nach dem voraussichtlichen Fertigstellungstermin und danach, ob nach der Demontage zusätzliche Arbeiten erforderlich werden könnten.

Kann die Werkstatt die Reparaturkosten vor der Diagnose oder Demontage nicht beziffern, geben Sie die Diagnosekosten und einen Höchstbetrag, bis zu dem die Werkstatt ohne weitere Zustimmung tätig werden darf, separat frei. Die Werkstatt sollte sich vor Überschreiten dieses Betrags mit einer bevollmächtigten Person in Verbindung setzen. Auch eine telefonische Freigabe sollte dokumentiert werden: Bestätigen Sie sie per SMS oder E-Mail und nennen Sie dabei den Umfang und den freigegebenen Betrag.

Eine mündliche Aufforderung wie „Bitte reparieren Sie das Fahrzeug“ reicht nicht aus. Daraus geht nicht hervor, ob nur die Diagnose oder auch zusätzliche Teile und Arbeitskosten genehmigt wurden. Wenn Sprachbarrieren das Gespräch erschweren, bitten Sie um einen schriftlichen Kostenvoranschlag und kurze Bezeichnungen der Arbeiten oder Teile in einer Sprache, die der Disponent prüfen kann.

• Häufiger Fehler: die gesamte Reparatur freizugeben, ohne einen Kostenrahmen oder eine Rücksprache bei Zusatzkosten festzulegen.
• Prüfen Sie, ob sich der Kostenvoranschlag auf das konkrete Fahrzeug bezieht und keine Arbeiten umfasst, die nicht mit der gemeldeten Panne zusammenhängen.
• Notieren Sie die freigebende Person, Datum, Uhrzeit, Währung und den genehmigten Höchstbetrag.

Schritt 5. Sammeln Sie Unterlagen für Prüfung und Abrechnung

Nach Abschluss der Reparatur sollte der Fahrer prüfen, ob er die Unterlagen und eine Bestätigung der Fahrzeugübergabe erhalten hat. Das Unternehmen benötigt nicht nur eine Rechnung, sondern auch Nachweise, anhand derer nachvollzogen werden kann, wofür gezahlt wurde und wer die Ausgabe freigegeben hat. Bitten Sie die Werkstatt, die Leistung auf dem Dokument dem Unternehmen und dem konkreten Fahrzeug zuzuordnen, zum Beispiel anhand des Kennzeichens oder der VIN.

Die formalen Anforderungen an Rechnungen können sich je nach Land unterscheiden. Die folgende Liste ist eine praktische Prüfliste und keine Garantie dafür, dass ein Dokument in jedem Land dasselbe Format hat. Die Buchhaltung sollte die Unterlagen nach den für das Unternehmen geltenden Vorschriften beurteilen.

• Meldung des Fahrers: Standort, Symptome, Fotos von Warnmeldungen und Schäden.
• Vorgangsnummer der Pannenhilfe sowie Vermerk, wer wann das Abschleppen oder die Reparatur beauftragt hat.
• Diagnose der Werkstatt, Kostenvoranschlag, Kostenfreigabe und gegebenenfalls Zustimmung zu Zusatzarbeiten.
• Rechnung oder Quittung mit Einzelangaben zu Arbeiten, Ersatzteilen, Beträgen, Währung und lokaler Steuer.
• Abschleppnachweis mit Abhol- und Zustellort des Fahrzeugs sowie Angaben zum Dienstleister.
• Zahlungsnachweis per Karte oder Überweisung oder Bestätigung der Abrechnung durch die Pannenhilfe.
• Bestätigung der Fahrzeugübergabe und Angaben zu den durchgeführten Arbeiten.

Schritt 6. Rechnen Sie Fremdwährung und ausländische Mehrwertsteuer getrennt ab

Eine im Ausland ausgestellte Rechnung bedeutet nicht automatisch, dass die ausgewiesene Steuer in der polnischen Erklärung wie inländische Mehrwertsteuer abgezogen werden kann. Bei Ausgaben in einem anderen EU-Mitgliedstaat kann das Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen im EU-Vorsteuervergütungsverfahren die dortige Mehrwertsteuer zurückfordern. Der Antrag wird elektronisch über die Steuerverwaltung des Mitgliedstaates gestellt, in dem das Unternehmen ansässig ist. Ob eine Erstattung möglich ist, hängt unter anderem vom Steuerpflichtigenstatus und den im Reparaturland geltenden Einschränkungen ab. Allein der Besitz einer Rechnung garantiert keine Rückerstattung der Steuer.

Ein Antrag auf Erstattung der Mehrwertsteuer für einen bestimmten Zeitraum ist grundsätzlich spätestens bis zum 30. September des Folgejahres einzureichen. Die Buchhaltung sollte das aktuelle Verfahren und die im Reparaturland geltenden Bedingungen prüfen. Warten Sie mit der Ordnung der Unterlagen nicht bis zum Ablauf der Frist. Außerhalb der EU gilt das EU-Verfahren nicht. Daher sollte die Buchhaltung die Vorschriften des Landes prüfen, in dem die Leistung erbracht wurde. Die Verbuchung der Kosten, die Währungsumrechnung und die steuerliche Behandlung sollten von einem Buchhalter oder Steuerberater bestätigt werden.

• Leiten Sie der Buchhaltung die Rechnung, den Zahlungsnachweis, die Währung und das Transaktionsdatum weiter.
• Weisen Sie Nettobetrag, lokale Mehrwertsteuer und Bruttobetrag getrennt aus, sofern das Dokument diese Beträge unterscheidet.
• Bewahren Sie die Diagnose und die Kostenfreigabe zusammen mit der Rechnung auf, damit die Ausgabe der Panne und dem Fahrzeug zugeordnet werden kann.

Zusammenfassung

Nehmen Sie dieses Verfahren in die Reiseanweisung auf und benennen Sie eine Person, die zur Freigabe von Kosten berechtigt ist. Wenn Sie den Werkstattkontakt, die Prüfung des Reparaturumfangs und die Zusammenstellung der Unterlagen einer einzigen Betreuungsperson überlassen möchten, nutzen Sie die Reparaturkoordination von FleetPoint.