Firmenwagen nach dem Leasing zurückgeben: Was ist vor der Zustandsbewertung zu prüfen?

Beginnen Sie mit dem Vertrag, nicht mit dem Polieren des Lacks

Für die Rückgabe sind die Bedingungen des jeweiligen Vertrags und das Verfahren des Leasinggebers maßgeblich. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Kriterien aus dem Ratgeber einer anderen Leasinggesellschaft auch für Ihren Fall gelten. Zulässige Gebrauchsspuren, die Abrechnung von Schäden, erforderliche Unterlagen und Gebühren bei Überschreitung der Kilometergrenze können unterschiedlich geregelt sein.

Stellen Sie den Vertrag, etwaige Nachträge und die aktuelle Rückgabeanleitung zusammen. Notieren Sie das Vertragsende, die Kilometergrenze, den Satz für Mehrkilometer, die Anforderungen an die Ausstattung und das Verfahren zur Schadensmeldung. Die Leitfäden des PZWLP, des polnischen Verbands der Langzeitvermieter, für Pkw und Nutzfahrzeuge helfen dabei, typische Bewertungsbereiche zu erkennen. Sie sind jedoch weder eine allgemeingültige Preisliste noch ein Ersatz für den Vertrag.

• Prüfen Sie, wer den Rückgabetermin melden und die Fahrzeugübergabe vereinbaren muss. Bei manchen Verfahren ist eine Voranmeldung erforderlich.
• Klären Sie, ob das Fahrzeug vor der Rückgabe repariert werden darf, in welcher Werkstatt und mit wessen Zustimmung.
• Notieren Sie, welche Unterlagen, Schlüssel und Ausstattungsgegenstände benötigt werden.
• Klären Sie, ob ein Aufbau oder Sonderausstattungen im Fahrzeug verbleiben müssen. Bauen Sie diese nicht aus, bevor Sie die Bedingungen geprüft haben.

Ein Zeitplan, der Raum für Entscheidungen lässt

Wenn mehrere Fahrzeuge zum selben Zeitpunkt zurückgegeben werden, sollten Sie die Begutachtung nicht bis zu den letzten Tagen aufschieben. Der folgende Plan ist ein organisatorischer Puffer für Ihr Unternehmen, keine gesetzliche Frist. Passen Sie ihn an das Verfahren des Leasinggebers und die Anzahl der vorzubereitenden Fahrzeuge an.

Entscheidend ist, dass vor Vertragsende genügend Zeit bleibt, um einen Kostenvoranschlag einzuholen, eine Reparatur genehmigen zu lassen und sie durchführen zu lassen. Bitten Sie den Leasinggeber bei Unklarheiten um eine schriftliche Stellungnahme, statt sich auf telefonische Absprachen zu verlassen.

• 60 Tage vor Vertragsende: Stellen Sie die Rückgabebedingungen, die Kilometergrenze sowie die Listen der Ausstattung und Unterlagen zusammen. Ermitteln Sie, bei welchen Fahrzeugen besondere Aufmerksamkeit erforderlich ist.
• Etwa 30 Tage vor Vertragsende: Begutachten Sie das Fahrzeug, machen Sie Fotos und notieren Sie den Kilometerstand. Vereinbaren Sie den Übergabetermin und eine erste Bewertung der festgestellten Schäden.
• Bis 14 Tage vor Vertragsende: Holen Sie Kostenvoranschläge und schriftliche Vorgaben des Leasinggebers zu Reparaturen oder Schadensmeldungen ein.
• In der letzten Woche: Bestätigen Sie den Termin, die Unterlagen sowie die Vollständigkeit der Schlüssel und Ausstattung. Planen Sie die Übergabe so, dass der Betriebsablauf nicht gestört wird.

Begutachtung: Dokumentieren Sie, was sich später vergleichen lässt

Begutachten Sie das gewaschene und trockene Fahrzeug bei gutem Licht. Notieren Sie Datum und Kilometerstand und fotografieren Sie das Fahrzeug anschließend von allen Seiten. Machen Sie separate Aufnahmen von Scheiben, Felgen, Reifen, Innenraum, Armaturenbrett und Laderaum. Fotografieren Sie bei einem Schaden sowohl dessen Lage am Fahrzeug als auch eine Nahaufnahme mit einem Maßstab, zum Beispiel einem Maßband.

Bei einem Transporter sollten Sie nicht nur die Karosserie prüfen. Kontrollieren Sie Boden und Wände des Laderaums, Einstiegskanten, Schiebe- und Hecktüren, Schlösser, den Aufbau, die Beleuchtung, Räder und sichtbare Fahrwerksteile. Achten Sie auf Schäden, die mit der Beförderung und Sicherung der Ladung zusammenhängen. Versuchen Sie nicht, selbst einzuschätzen, ob ein Struktur- oder Fahrwerksschaden sicher ist.

Fotos und Beschreibungen sorgen für eine geordnete Dokumentation, garantieren für sich genommen aber nicht, dass eine Reklamation anerkannt wird. Bewahren Sie Originaldateien, Schriftverkehr, Kostenvoranschläge und Reparaturnachweise auf. Bei einem größeren Fuhrpark ordnen Sie die Unterlagen dem jeweiligen Fahrzeug zu, zum Beispiel anhand des Kennzeichens und des Datums.

• Machen Sie Übersichtsaufnahmen und Nahaufnahmen, nicht nur ein Foto eines einzelnen Kratzers.
• Notieren Sie den Kilometerstand und das Datum der Begutachtung. Vergleichen Sie den Kilometerstand mit der vertraglichen Grenze und dem vereinbarten Satz.
• Prüfen Sie die Reifen auf sichtbare Schäden und ungleichmäßigen Verschleiß. Entscheiden Sie jedoch nicht selbst, ob sie den Rückgabebedingungen entsprechen.
• Dokumentieren Sie im Innenraum und Laderaum den Zustand von Polstern, Boden, Wänden und Aufbauteilen.

Welche Mängel Sie mit einer Werkstatt besprechen sollten

Nicht jeder sichtbare Mangel ist rein kosmetischer Natur. Lassen Sie vor der Rückgabe Warnleuchten, Undichtigkeiten, ungewöhnliche Geräusche oder Vibrationen, Probleme mit Bremsen, Lenkung oder Fahrwerk, defekte Leuchten, beschädigte Scheiben, einen bedenklichen Reifenzustand sowie nicht funktionierende Schlösser und Türmechanismen überprüfen.

Diese Liste dient der ersten Orientierung und ersetzt keine Diagnose. Eine professionelle Werkstatt sollte Mängel prüfen, die die Sicherheit oder den ordnungsgemäßen Betrieb des Fahrzeugs betreffen. Wenn sich das Fahrzeug während der Fahrt ungewöhnlich verhält, schieben Sie die Begutachtung nicht auf, nur weil das Leasing ausläuft. Wenden Sie sich im Zweifel an eine Werkstatt und klären Sie, ob das Fahrzeug bis zum Termin sicher weiter genutzt werden kann.

• Notieren Sie das Symptom, wann es auftritt und welche Meldung auf dem Armaturenbrett angezeigt wird.
• Nennen Sie der Werkstatt das Kennzeichen und den Kilometerstand und übermitteln Sie Fotos oder eine Aufnahme des Symptoms, sofern sich diese sicher erstellen lässt.
• Bitten Sie darum, technische Mängel und kosmetische Reparaturen im Kostenvoranschlag getrennt auszuweisen.
• Gehen Sie nicht von vornherein davon aus, dass ein Geräusch, eine Warnleuchte oder eine Undichtigkeit als normaler Verschleiß eingestuft wird.

Vor der Rückgabe reparieren oder zur Begutachtung überlassen?

Es lohnt sich nicht, jede Reparatur vor der Fahrzeugübergabe durchführen zu lassen. Prüfen Sie zunächst, wie der Leasinggeber den jeweiligen Schaden abrechnet und ob er eine bestimmte Werkstatt oder ein bestimmtes Verfahren vorschreibt. Bei Karosserie- oder mechanischen Schäden wenden Sie sich auch an den Versicherer, wenn eine Regulierung über die Versicherung infrage kommt.

Bitten Sie die Werkstatt um einen Kostenvoranschlag und den Leasinggeber um eine schriftliche Bestätigung des weiteren Vorgehens. Vergleichen Sie die Reparaturkosten mit der voraussichtlichen Abrechnung gemäß Vertrag. Übertragen Sie weder Abschreibungstabellen noch Beträge aus dem Leitfaden eines Leasinggebers auf einen anderen Vertrag. Lassen Sie den Schaden nicht reparieren und bauen Sie keine Sonderausstattung aus, bevor Sie das vorgeschriebene Verfahren kennen.

• Notieren Sie die Schadennummer und bewahren Sie den Kostenvoranschlag sowie die Entscheidung des Leasinggebers oder Versicherers auf.
• Lassen Sie schriftlich bestätigen, wo und wie das Fahrzeug repariert werden darf und welche Unterlagen erforderlich sind.
• Bewahren Sie nach der Reparatur die Rechnung oder den Reparaturauftrag sowie Fotos vor und nach den Arbeiten auf.
• Treffen und dokumentieren Sie für jeden einzelnen Punkt eine Entscheidung: reparieren, zur Abrechnung melden oder zur Begutachtung überlassen.

Vollständige Ausstattung und Übergabeprotokoll

Ein fehlender Schlüssel oder Ausstattungsgegenstand kann die Übergabe und Abrechnung erschweren. Prüfen Sie daher die Vollständigkeit anhand der Liste für Ihr Fahrzeug. Der Leasinggeber kann unter anderem alle Schlüssel, die werkseitige Ausstattung, die Zulassungsbescheinigung, den Versicherungsnachweis oder das Serviceheft verlangen, sofern eines ausgestellt wurde. Prüfen Sie die konkreten Anforderungen in Ihrem Rückgabeverfahren.

Achten Sie bei der Übergabe darauf, dass das Protokoll den Fahrzeugzustand und die festgestellten Schäden beschreibt. Lesen Sie es vor der Unterschrift durch. Wenn Sie mit der Beschreibung nicht einverstanden sind, bitten Sie darum, Ihre Anmerkung aufzunehmen, und fügen Sie Ihre eigene Dokumentation bei. Bewahren Sie eine Kopie des Protokolls sowie die Bestätigung von Datum und Uhrzeit der Rückgabe auf.

• Vergleichen Sie Schlüssel, Unterlagen, Zubehör und Ausstattung mit der Liste des Leasinggebers.
• Prüfen Sie, ob das Protokoll den Kilometerstand und eine Beschreibung des Fahrzeugzustands enthält.
• Unterschreiben Sie eine Beschreibung nicht ohne Vorbehalt, wenn sie sichtbare Abweichungen auslässt oder nicht mit Ihren Fotos übereinstimmt.
• Archivieren Sie das Protokoll, die Fotos und den Schriftverkehr zusammen mit den Unterlagen zum jeweiligen Fahrzeug.

So organisieren Sie die Rückgabe mehrerer Fahrzeuge

Erstellen Sie für einen größeren Fuhrpark eine zentrale Rückgabeliste mit Vertragsende, Kilometerstand, Vollständigkeit der Unterlagen, festgestellten Schäden und Entscheidungsstatus. Benennen Sie für jedes Fahrzeug eine verantwortliche Person. So vermeiden Sie Terminverwechslungen und verhindern, dass Mängel oder Ausstattungsgegenstände beim Fahrerwechsel verloren gehen.

Als interne Prozessziele können Sie festlegen: Begutachtung jedes Fahrzeugs mindestens 30 Tage vor der Rückgabe, Dokumentation aller festgestellten Schäden, Vollständigkeit aller Teile am Übergabetag und keine ungeklärten Mängel, die die Sicherheit beeinträchtigen. Diese Ziele dienen der Organisation und garantieren kein bestimmtes Abrechnungsergebnis. Bei einer größeren Anzahl von Fahrzeugen zeigt die Übersicht außerdem frühzeitig, wo ein Werkstatttermin oder eine Entscheidung des Leasinggebers erforderlich ist.

Zusammenfassung

FleetPoint kann Rückgabetermine koordinieren, den Kontakt mit der Werkstatt begleiten und die Dokumentation sowie Abrechnung für die einzelnen Fahrzeuge ordnen. Eine zentrale Ansprechperson hilft Ihnen, den Vorbereitungsstatus jedes Fahrzeugs im Blick zu behalten.